Étude de cas : Gouvernement provincial canadien
La façon dont un gouvernement provincial a transformé son infrastructure d’impression pour réduire les coûts et la pression sur le réseau TI et fournir du service dans plus de 500 emplacements.
À propos du client
Ce gouvernement provincial sert beaucoup de citoyens, en fournissant tout : que ce soit les permis de conduire, les certifications d’immatriculation, les cartes santé ou les certificats de naissance. Il agit également à titre de structure de gestion pour une grande variété de clients du secteur public qui supervise l’environnement, les entreprises, les routes, le système judiciaire, les programmes de soins de santé, le tourisme, les arts et bien plus.
Nous avons retiré plus de 250 serveurs d’impression, ce qui correspond à plus de 50 % des serveurs d’impression d’un gouvernement provincial.
Défi
Connexion lente au réseau pour les travailleurs des régions éloignées
Réseau d’impression coûteux qui était fragmenté et complexe
Milliers de files d’attente d’impressions inutiles qui étaient difficiles à gérer de façon centralisée
Un gouvernement provincial canadien fournissait une connexion au réseau pour l’environnement d’impression servant plus de 500 emplacements. Il détenait une vaste infrastructure d’impression avec des centaines de serveurs d’impression hébergés dans des centres de données pour desservir ces emplacements. Toutefois, les citoyens des endroits éloignés, comme les palais de justice et les bureaux des gouvernements municipaux, étaient tout de même insatisfaits en raison de la lenteur de la connexion réseau lors de l’impression à partir d’un appareil local.
Le service TI du gouvernement provincial prenait jusqu’à 15 000 files d’attente d’impressions en charge ainsi que tout l’équipement y étant relié au sein d’un réseau coûteux et difficile à gérer. Lorsque de nouvelles files d’attente étaient ajoutées pour répondre à la demande croissante, les anciennes files demeuraient inactives, ce qui ajoutait à la taille et la complexité de l’infrastructure d’impression. Aussi, si une imprimante tombait en panne dans un emplacement, les travailleurs devaient trouver une autre imprimante locale en ne sachant pas si elle était ou non dotée d’un pilote d’impression actif pour se connecter au réseau.
Solution
Prenant en charge jusqu’à 15 000 files d’attente d’impressions et tout l’équipement y étant relié, un gouvernement provincial avait besoin de simplicité et d’une gestion centrale de son environnement d’impression.
Questions et analyses approfondies au cours de la phase de découverte
Plusieurs solutions d’impression sans serveur testées au sein de l’environnement à plusieurs fournisseurs
Gestion automatisée des files d’attente d’impressions mise en place
Nous fournissions déjà des imprimantes multifonctions à ce gouvernement provincial lorsque la haute direction des TI nous a approchés pour les aider à mettre en œuvre une meilleure infrastructure d’impression qui serait plus stable pour son environnement à plusieurs fournisseurs. D’abord, nous avons posé des questions approfondies pour découvrir d’où provenait l’instabilité. Ensuite, nous nous sommes déplacés au plus grand centre de données de ce gouvernement provincial afin d’évaluer l’environnement. Nous y avons découvert plus de 250 serveurs d’impression et près de 15 000 files d’attente d’impressions : beaucoup d’entre elles étaient toujours sur le réseau, mais n’étaient plus utilisées.
Nous avons alors testé tout un éventail de solutions d’impression sans serveur pour déterminer laquelle serait la meilleure pour améliorer et stabiliser l’infrastructure d’impression. Nous avons choisi une solution qui automatiserait les changements à l’infrastructure d’impression et l’avons testée dans un environnement de développement afin de prouver qu’elle permettrait une connexion au réseau sans serveur facile. En automatisant l’infrastructure d’impression, nous avons pu retirer les serveurs d’impression et rendre plus efficace la gestion des files d’attente d’impressions. Ce gouvernement provincial a conclu une entente avec nous pour notre solution de gestion de l’impression sous forme d’abonnement annuel. Comme le déploiement est terminé, la prochaine phase est en cours : mettre en place une solution « suivez-moi » sécurisée aux appareils d’impression ainsi que l’impression mobile.
Résultats
Déploiement harmonieux avec très peu d’incidents impliquant le centre d’assistance
Économies de coûts annuels de presque 7 000 $ par serveur d’impression selon les normes de l’industrie
Impression rapide et fiable pour les utilisateurs
Solution reproductible pour les clients du secteur parapublic
Un an après la mise en œuvre initiale, on a observé une importante réduction du nombre d’incidents liés à l’impression au centre d’assistance : moins de 0,5 % de tous les utilisateurs ont demandé du soutien. Cette mise en œuvre de projet de TI est ainsi l’une où il s’est déroulé le moins d’incidents dans ce gouvernement provincial.
En raison de la grande baisse du nombre de serveurs d’impression en utilisation et du fait que moins de soutien TI est requis pour maintenir l’infrastructure, on prévoit que ce gouvernement provincial fera des économies annuelles allant jusqu’à 7 000 $ par serveur d’impression selon les normes de l’industrie actuelles. L’infrastructure simplifiée n’étant dotée d’aucun serveur permet également aux utilisateurs, même ceux à distance, d’imprimer de manière rapide et fiable à partir d’une imprimante locale pratique.
Maintenant que la solution a été testée et éprouvée, sa mise en œuvre par le gouvernement provincial est autorisée dans d’autres branches du secteur public. À l’avenir, les municipalités, les établissements de soins de santé et les autres entités gouvernementales de ce gouvernement provincial pourront tirer profit de la solution et du contrat pour améliorer et stabiliser leurs infrastructures d’impression.