Résultat
En mettant en œuvre nos recommandations, la société d’avocats a obtenu d’excellents résultats.TLa même quantité de travail de gestion de dossiers peut être réalisée avec 3,5 employés de moins, et la société a réduit ses coûts de stockage de dossiers d’environ 50 %. Les employés peuvent accéder à l’information plus facilement et plus rapidement, et la productivité et l’efficacité des employés s’est améliorée grâce aux modifications de flux de travaux :
- La destruction de dossiers est envoyée en sous-traitance, ce qui simplifie les procédures et permet à un spécialiste dédié à la destruction de changer de rôle.
- La saisie de données redondantes dans la procédure de prise en charge de nouveaux clients a été éliminée.
- Les flux de travaux de vérification liés à la sélection de clients et aux conflits d’intérêts sont maintenant sous la responsabilité de membres du personnel, plutôt que du gestionnaire de dossiers.
La prochaine étape? Un audit des fichiers stockés basé sur la nouvelle politique de conservation. La société estime qu’elle peut réduire de 45 % le nombre de boîtes d’information qu’elle entrepose.