Conseil en matière de gouvernance de l’information
Une base solide pour une conformité, une gouvernance des données et une gestion des risques efficaces.
Processus de gouvernance de l’information de bout en bout
Les conseillers en gouvernance de l’information (GI) de Ricoh considèrent que l’information est à la fois le problème et la solution. En adoptant notre approche proactive des défis liés à l’information, vous permettrez à votre organisation de prendre des décisions commerciales judicieuses et d'emprunter la voie du succès. Si vous laissez faire le hasard, le risque augmente de façon exponentielle.
L’information est la responsabilité de chaque employé
Les conseillers de Ricoh aident les organisations à supprimer les cloisonnements et à mettre en place des programmes durables à long terme. Avec l’aide des experts de Ricoh, vous apprendrez à réduire les coûts, à assurer la conformité et à prendre des décisions commerciales basées sur des données propres et fiables.
Il est essentiel pour le succès d’une organisation de s’assurer que ses données critiques sont :
sécurisées et protégées
numérisées et automatisées
gérées de manière réfléchie
conformes
intégrées dans un cycle de vie
authentiques et fiables
partagées
Trouver l’origine de vos défis liés à l’information
Ricoh offre des conseils sur les domaines d’action individuels. Ensuite, en fonction des besoins spécifiques de votre organisation, nos conseillers peuvent vous aider à mettre en place un programme à long terme (ou se concentrer sur les défis immédiats). Nous nous concentrons sur ces domaines :
Gestion des dossiers et de l’information (GDI)
Établissez et améliorez le programme de gestion des documents et de l’information de votre organisation. Créez un réseau de coordinateurs internes, rédigez ou révisez les politiques et procédures, et obtenez de l’aide pour rendre opérationnels vos calendriers de conservation des documents.
Gouvernance du contenu électronique (GCE)
Les systèmes de gestion du contenu électronique permettent d’organiser le contenu de manière centralisée dans l’ensemble de l’entreprise. Nous pouvons vous aider à définir la stratégie, la planification, la collecte des exigences, la mise en œuvre et la gouvernance de ces systèmes conformément à votre programme de GI/GDI.
Préservation de la preuve hébergée et découverte électronique
Lorsqu’une préservation de la preuve est ordonnée, les informations doivent être conservées jusqu’à ce que la préservation de la preuve soit levée. Ricoh peut aider à développer et à communiquer les politiques, les procédures et les directives relatives à la conformité de la préservation de la preuve. Lorsque vous êtes prêt à collecter des informations, Ricoh propose des services de découverte électronique qui rapprochent les organisations du modèle de référence de la preuve électronique (EDRM), ce qui se traduit par une efficacité et une réduction des coûts pour l’organisation.
Sensibilisation et éducation opérationnelles
L’un des aspects les plus importants d’un programme de GDI/GI est de s’assurer que les employés savent ce que l’on attend d’eux. Grâce à la sensibilisation à la marque, à l’éducation et à la formation, nous aidons les employés à tirer davantage de valeur des informations avec lesquelles ils travaillent et à prévenir les risques (juridiques, financiers, de réputation) qui y sont associés.
Analyse de fichiers
Au fur et à mesure que les informations sont collectées, il devient plus difficile pour les organisations de séparer les informations qui ont de la valeur de celles qui en ont beaucoup moins. En utilisant le concept d’analyse de fichiers, à la fois sur le plan fonctionnel et technique, nous aidons les organisations à traiter les informations redondantes, obsolètes et triviales (ROT) au sein de leur espace de stockage en augmentant l’efficacité tout en réduisant les risques associés.
Voir nos services d'analyse de fichiersNos conseillers sont des professionnels de l’industrie
Votre partenaire en matière de gouvernance de l’information travaillera avec un groupe permanent de professionnels expérimentés de l’industrie qui possèdent une expertise réelle dans des domaines tels que l’industrie pétrolière et gazière, l’industrie manufacturière, l’industrie pharmaceutique et les soins de santé, les services financiers, et bien d’autres encore. Chaque conseiller apporte des décennies d’expérience et d’expertise dans la conception et la mise en œuvre de programmes de GI. Nos experts peuvent également renforcer votre équipe, ce qui lui permet de se concentrer sur les activités essentielles de l’entreprise.
Comment élaborer une feuille de route en matière de GI
Notre approche fournit aux clients une feuille de route pour gérer de manière proactive leurs informations en tant qu’actif et en extraire une valeur maximale tout en évitant les risques associés.
Nous commençons par une évaluation de la maturité.
Ensuite, nous vous aidons à créer une feuille de route basée sur notre cadre de réussite, en commençant par les besoins immédiats de votre organisation ainsi que les objectifs à court et à long terme.
Puis, nous déterminons si l’organisation dispose de la structure ou d’un comité en place (ou si un comité doit être mis en place pour le programme de gouvernance de l’information).
Enfin, notre équipe crée un plan permanent d’audit et d’élaboration d’indicateurs de rendement clés (IRC) après le début du travail, à titre de contrôle et d’équilibrage.